Cahier des charges pour l'organisation par un club  de l'assemblée générale ordinaire du comité départemental de la Moselle

 

Le déroulement : 

L’Assemblée Générale Ordinaire du Comité Départemental de Cyclotourisme de la Moselle est organisée annuellement. Cette manifestation est confiée à un club. La date de cette Assemblée Générale est fixée par le Comité Directeur du CODEP 57. Elle a lieu en général au mois de Novembre de l’année en cours.

 

L’organisation : 

Le Club organisateur, sous couvert du Président du Comité Départemental de Cyclotourisme de la Moselle, organisera cette Assemblée Générale, selon les modalités suivantes :

 

L’accueil et la restauration :

Il sera demandé au club prenant en charge cette manifestation, la mise à disposition d’une salle gratuite pouvant accueillir une centaine de personnes. En cas d’éventuels frais de location pour cette salle, ils seront pris en charge par le CODEP 57 jusqu’à concurrence de 200 Euros.

Une restauration sera préparée par le club organisateur, ou confiée à un organisme de restauration. Son prix ne devra pas excéder 25 Euros, par participant, sauf accord express.

Le Club organisateur transmettra au président du CODEP 57, dans les meilleurs délais, le menu, le tarif et le lieu de restauration. C’est le CODEP 57 qui aura la charge de diffuser l’invitation à l’Assemblée Générale, et la réservation des repas auprès des clubs ou des licenciés concernés. Le règlement des repas par les participants se fera directement auprès du Trésorier du CODEP 57, qui reversera la somme globale à l’organisme de restauration, ou au club organisateur si celui-ci a avancé les frais. Une participation financière du CODEP 57 au repas pourra être envisagée. La somme attribuée sera décidée annuellement par le Comité Directeur.

Le club veillera à organiser un café d’accueil, une petite collation pour la pause (café, gâteaux), et un « pot de l’amitié » à l’issue de la manifestation. Leur coût global ne devra pas excéder 150 Euros. Il sera pris en charge par le CODEP 57 si aucune autre collectivité ne le prend en charge (mairie, etc…). Dans ce cas, un justificatif sous forme de facture devra être adressé au Trésorier du CODEP 57, sous couvert du Président du CODEP 57.

En fonction du coût effectif global de la manifestation, une contribution financière pourra être versée sous forme d’acompte au club organisateur local par le CODEP 57.

 

L’organisation préparatoire : 

L’invitation des clubs, des licenciés et des officiels sera faite par la secrétaire du CODEP 57. Il conviendra cependant au club organisateur de renseigner le CODEP 57 sur l’identité et les coordonnées des élus locaux en charge des circonscriptions, cantons ou communes (maires, conseillers départementaux, députés, présidents des communautés de communes, etc….)

En dehors des clubs et des membres du Comité Directeur du CODEP 57, invités d’office, les autres invités seront respectivement les suivants :

-Le Député de la circonscription concernée par l’AG.

-Le Président du Conseil Départemental

-Le Maire de la commune concernée par l’AG.

-Le Président de la FFCT.

-Le Président du Comité Départemental Olympique et Sportif.

-Le Président du Comité Régional Grand Est de Cyclotourisme.

-Le Président du CODEP « Alsace » *

-Le Président du CODEP 54. *

-Les Représentants de la Fédération Allemande ADFC *

-Les licenciés récompensés.

-D’autres invités à titre exceptionnel ayant joué un rôle particulier pour le CODEP 57 pendant 

 l’année écoulée.

* repas pris en charge par le CODEP 57.

 

Toutes les autres modalités concernant le déroulement de l’AG du CODEP 57 sont prévues selon le règlement intérieur du CODEP 57 du 25 Septembre 2004.

 

La logistique : 

Le Club organisateur aura pour charge la préparation et la disposition de la salle, la mise en place de banderoles fournies par le CODEP 57 si nécessaire: En cas de partenaire financier éventuel du club à cette AG, le club sera autorisé exceptionnellement à rajouter la banderole ou le nom du partenaire.

Une table sera à disposition du CODEP 57 à l’entrée de la salle de réunion pour la distribution des dossiers des clubs.

Une sono sera prévue, ainsi qu’un vidéo projecteur avec écran. En cas de non disponibilité, le club organisateur devra prévenir dans les meilleurs délais le CODEP 57 qui apportera son propre matériel dans ce cas.

Des dispositions doivent être prévues par le club organisateur pour la confidentialité des votes en séance (petite salle annexe, paravents ou isoloirs…).

 

Les modalités : 

Elles se feront selon le cahier des charges ci-dessus. Une aide directe forfaitaire au club organisateur pourra être attribuée sur décision du Comité Directeur du CODEP 57. La somme pourra être modifiée annuellement.

 

Points particuliers :

Tous les avenants qui ne seraient pas prévus à ce cahier des charges (frais financiers supplémentaires éventuels, difficultés d’application, problèmes divers,…) seront étudiés par les responsables concernés, et soumis au comité directeur du CODEP 57.

Cahier des charges approuvé le 23 Mai 2013 par le Comité Directeur du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme, et modifié lors de la réunion du CD CODEP du 10/06/2022.

 

 

Le Président du CODEP 57                              

                                                                                               

             Pascal FELD