Cahier des charges de l'ouverture de saison

 

L’ouverture de la saison symbolise le début des activités cyclotouristes de l’année. Elle associe des parcours route et VTT, une marche pour les personnes accompagnantes ne pratiquant pas de vélo, un repas convivial.

Le déroulement :

Un circuit route, un circuit VTT et un circuit marche au minimum, distances au choix de l’organisateur. Les distances devront être choisies pour un retour de tous les participants vers

12 h 30.

Un vin d’honneur vers 12 h 30, avec intervention des invités et des élus locaux.

Un repas convivial vers 13 h 00 ; menu au libre choix du club organisateur.

L’organisation :

 

Le responsable de l’ouverture de saison sera chargé, sous couvert du président du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme, de la mise en place et de l’organisation de cette manifestation, selon les modalités suivantes :

 

L’accueil et la restauration :

Il sera demandé au club prenant en charge cette manifestation, la mise à disposition d’une salle gratuite pouvant accueillir une centaine de personnes. En cas d’éventuels frais de location pour cette salle, ils seront pris en charge par le CODEP 57 jusqu’à concurrence de 200 Euros.

Une restauration sera préparée par le club organisateur. Son prix ne devra pas excéder 16 Euros, par participant. Le club gèrera de façon autonome le payement et l’inscription à ce repas. En cas de déficit, le Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme ne se portera en aucune manière garant pour la récupération des frais engagés par le club organisateur.

Le club veillera à organiser un « pot de l’amitié » avant le repas. Son coût ne devra pas excéder 100 Euros. Il sera pris en charge par le CODEP 57 si aucune autre collectivité ne le prend en charge (mairie, etc…).

En fonction du coût effectif global, une contribution financière sous forme d’avance pourra être versée au club organisateur local par le CODEP 57.

L’organisation préparatoire :

Le club organisateur devra se tenir à la disposition du responsable départemental de l’ouverture de saison à chaque fois que celui-ci le juge nécessaire. Il devra l’informer régulièrement des démarches faites pour l’organisation de cette journée, de l’état d’avancement de la manifestation et des problèmes éventuels. Le responsable départemental sera chargé annuellement de contacter un club pour lui proposer l’organisation de cette manifestation selon le cahier des charges ci-joint établi.

Le responsable départemental fournira également au club organisateur tous les documents dont il a besoin.

La réglementation :

Le club organisateur sera chargé d’effectuer toutes les demandes, déclarations ou autorisations administratives nécessaires à cette manifestation (préfecture, ONF, mairie, etc…) et invitera les personnalités prévues au vin d’honneur (Maire, Conseiller Général, etc...).

Le club organisateur sera également chargé de l’inscription de la manifestation au calendrier national FFCT « où irons nous » dans les délais réglementaires. Il devra également souscrire auprès de la FFCT l’option d’assurance B concernant la participation des personnes non licenciées. Si cette option n’est pas prise systématiquement par le club (par exemple en cas de club n’organisant pas de manifestation personnelle ou de randonnée dans l’année), les frais de souscription de cette option B seront pris en charge par le CODEP 57.

C’est le club organisateur qui sera chargé de contacter la presse locale, d’assurer sa présence le jour de la manifestation. L’article de presse, rédigé par le club organisateur, sera remis au journaliste au plus tard le lendemain de la manifestation.

La logistique :

Elle est entièrement mise en place par le club organisateur, aussi bien pour la mise en place des circuits route, VTT et marche, le vin d’honneur et le repas.

Les modalités :

Une information sera faite courant janvier par le club organisateur à tous les clubs du département, concernant le déroulement de la journée d’ouverture de saison. En même temps sera diffusé le bulletin d’inscription au repas.

 

Points particuliers :

Tous les avenants qui ne seraient pas prévus à ce cahier des charges (frais financiers supplémentaires éventuels, difficultés d’application, problèmes divers,…) seront étudiés par les responsables concernés, et soumis au comité directeur du CODEP 57.

Cahier des charges établi en commun avec le responsable concerné, et modifié  par le Comité Directeur du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme en réunion du 18/02/2017.

 

 

 

 

 

Le Président du CODEP 57                                                  Le Responsable de l’Ouverture de la Saison

                                                     

                                                                                                       

 Jean-Pierre METZINGER                                                         François FLORY