Cahier des charges pour l'organisation par un club des rencontres féminines en Moselle
Les rencontres féminines ont pour but la découverte et l’initiation de l’activité « cyclotourisme ». Elles permettent aux féminines licenciées ou non de rouler en groupe encadré, sur des circuits comportant peu de difficultés ou de dénivelé, afin de les amener à une pratique autonome du vélo. Le but est également de pérenniser l’activité féminine dans les clubs mosellans en développant la pratique féminine du vélo et le nombre de licenciées féminines.
Ces rencontres féminines peuvent s’effectuer en vélo de route ou en VTT.
Les hommes sont admis à participer, mais ils devront s’adapter à l’allure des féminines.
Le club organisateur sur demande du CODEP 57 est utilisé comme support logistique de la manifestation.
Le déroulement :
Deux circuits doivent être proposés aux participantes : un circuit d’une distance maximale de 30 km avec un dénivelé maximal de 100 mètres, destiné aux féminines débutantes ou peu entraînées, et un circuit d’une distance maximale de 50 km avec un dénivelé maximal de 400 m, pour les pratiquantes confirmées.
L’organisation :
La responsable de la commission « féminines et familles » sera chargée, sous couvert du président du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme, de la mise en place et de l’organisation de cette manifestation, selon les modalités suivantes :
L’accueil et la restauration :
Il sera demandé au club prenant en charge cette manifestation, la mise à disposition d’une salle gratuite pouvant accueillir une cinquantaine de personnes, ceci afin de permettre l’accueil et une petite restauration à l’issue de la manifestation.
Une collation sera prévue au milieu du parcours. Elle se fera en principe lors d’une halte, soit sous la forme d’un ravitaillement mis en place par le club organisateur, soit sous forme de consommation dans un café restaurant.
Cette collation ou consommation, et la petite restauration finale seront intégralement prises en charge par le CODEP 57. Elles ne devront pas excéder 6 € par participante pour la collation et 6 € par participante pour la restauration. Un justificatif sous forme de facture devra être adressé au Trésorier du CODEP 57, sous couvert du Président du CODEP 57.
En fonction du coût effectif global, une contribution financière pourra être versée sous forme d’acompte au club organisateur local par le CODEP 57.
L’organisation préparatoire :
Le club organisateur travaillera en étroite collaboration avec la responsable de la commission « féminines et familles », que ce soit pour la conception et l’étude de différents parcours ou circuits possibles, leur reconnaissance, les renseignements sur les éléments du patrimoine situés sur les circuits, au niveau de la commune, etc…
La réglementation :
La responsable de la commission « féminines et familles » sera chargée si nécessaire d’effectuer toutes les demandes, déclarations ou autorisations administratives relatives à cette manifestation (préfecture, ONF, mairie, etc…)
Le club organisateur pourra cependant intervenir en cas de problèmes ou de difficultés d’obtention de certaines autorisations, par le biais de responsables locaux.
C’est le club organisateur qui sera chargé de contacter la presse locale, d’assurer sa présence le jour de la manifestation et d’inviter les personnalités (Maire, Conseiller Départemental, etc...).
.L’article de presse, rédigé de préférence par le club organisateur, sera remis au journaliste dans les plus brefs délais.
La logistique :
A la demande de la responsable, certains membres du club pourront être sollicités pour la reconnaissance des circuits, prévue en général une quinzaine de jours avant la manifestation. Cette reconnaissance s’effectuera en présence de la responsable de la commission « féminines et familles »
Lors de la manifestation, c’est la responsable de la commission « féminines et familles » qui sera chargée de la gestion du groupe. C’est elle qui dirigera le groupe. Elle sera accompagnée de membres de la commission « féminines et familles » au CODEP 57, ainsi que de membres du club organisateur. Il ne sera pas sollicité plus de 8 membres du club organisateur.
Une sono sera prévue dans la salle pour l’accueil et la réception en fin de manifestation. En cas de non disponibilité, le club organisateur devra prévenir dans les meilleurs délais le CODEP 57 qui apportera son propre matériel dans ce cas.
Les modalités :
Elles se feront selon le cahier des charges ci-dessus. Une aide directe forfaitaire au club organisateur pourra être attribuée sur décision du Comité Directeur du CODEP 57. La somme pourra être modifiée annuellement.
La responsable de la commission « féminines et familles » informe le président du club organisateur des points importants pour l’organisation, au minimum 8 jours avant la manifestation (nombre de participantes, quantités pour la petite restauration, nombre de personnes nécessaires pour l’organisation, etc…)
La sécurité :
Le club organisateur mettra à disposition de la responsable deux trousses de secours.
Le club organisateur désignera une personne en charge du rapatriement en cas de besoin.
Points particuliers :
Tous les avenants qui ne seraient pas prévus à ce cahier des charges (frais financiers supplémentaires éventuels, difficultés d’application, problèmes divers,…) seront étudiés par la responsable de la commission « féminines et familles », et soumis au comité directeur du CODEP 57.
Cahier des charges établi en commun avec la responsable concernée, approuvé le 07/11/2014 par le Comité Directeur du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme, et modifié en réunion du 18/02/2017 et du 10/06/2018.
Le Président du CODEP 57 La Responsable de la commission
« féminines et familles ».
Pascal FELD Marie Joe GERARD