Cahier des charges d'une rencontre des écoles françaises de vélo en Moselle

 

Les rencontres des écoles françaises de vélo (EFV) sont organisées afin de promouvoir la cohésion, les échanges de pratiques, la convivialité, la culture et la découverte du patrimoine local du club accueillant. Ils sont destinés aux jeunes cyclotouristes licenciés dans un club mosellan accueillant une école française de vélo. Des jeunes non licenciés peuvent y participer également, mais à condition qu’ils soient intégrés dans une EFV participante et encadrés par des éducateurs.

Tout club affilié à la FFCT en Moselle peut organiser une rencontre EFV.

Cette organisation est parrainée par le Comité Départemental de Cyclotourisme de la Moselle selon les modalités suivantes :

 

Le déroulement : 

Il est laissé à la libre initiative du club organisateur, tant pour le choix des circuits que du déroulement de la journée (ou de la demi-journée), et de la pratique en vélo de route ou en VTT.

Le club sera toutefois attentif à proposer des circuits adaptés à l’âge des enfants qui participent.

Cependant, les rencontres EFV doivent toujours intégrer une composante touristique ou culturelle (découverte ou visite d’un site, d’un musée, d’un lieu topographique pittoresque ou remarquable, etc…) se situant sur les circuits proposés.

L’organisation : 

Le Président du club organisateur (ou le responsable de l’EFV) sera chargé, sous couvert du président du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme, de la mise en place et de l’organisation de cette manifestation, selon les modalités suivantes :

L’inscription de la manifestation : 

La rencontre EFV doit être inscrite au calendrier national « où irons-nous ».

La date doit être définie en accord et après validation du président du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme. Les dates sont proposées par les clubs organisateurs lors de la réalisation du calendrier officiel des manifestations en Moselle, à savoir l’année N-1.

Deux clubs ne peuvent organiser une rencontre EFV à la même date.

Une date d’organisation de rencontre EFV peut toujours être rajoutée après la réalisation du calendrier officiel, mais avec l’accord du président du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme, et après avis de la commission « jeunes » du CODEP 57.

L’inscription au calendrier FFCT « où irons-nous » sera faite au nom du Comité Départemental de Cyclotourisme de la Moselle, afin que les clubs organisateurs ne soient pas pénalisés pour l’obtention de points aux challenges fédéraux éventuels des écoles françaises de vélo.

Le Comité Départemental de Cyclotourisme de la Moselle sera en charge de la souscription de l’assurance fédérale option B en cas de la participation de jeunes non licenciés.

La réglementation : 

Le président du club organisateur (ou le responsable de l’EFV) devra s’assurer au préalable de la manifestation, que le taux d’encadrement réglementaire des jeunes est bien respecté par chaque EFV participante.

Dans le cas contraire, il devra refuser la participation de l’EFV concernée et en aviser le président du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme.

Le club organisateur n’a pas à mettre à disposition ses propres éducateurs pour l’encadrement des EFV participantes.

Le club organisateur sera chargé d’effectuer toutes les demandes, déclarations ou autorisations administratives nécessaires à cette manifestation (préfecture, ONF, mairie, etc…)

C’est le club organisateur qui pourra, s’il le souhaite, contacter la presse locale, assurer sa présence le jour de la manifestation, et inviter des personnalités locales.

Les modalités et le financement : 

La gratuité pour la participation des jeunes et des éducateurs licenciés est obligatoire pour bénéficier d’une aide financière du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme. Par contre, s’il est prévu des visites touristiques payantes, le prix d’entrée pourra être réglé par l’EFV participante au prorata de son nombre de jeunes et d’éducateurs.

Les jeunes ou les éducateurs non licenciés payeront leur participation au tarif fixé par l’EFV accueillante.

Le Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme participera financièrement aux rencontres EFV par une aide d’un montant maximal de 400 €, sur présentation des factures engagées par le club organisateur, et après rédaction d’un compte rendu de la manifestation par le club organisateur.

Tout club est libre d’organiser plusieurs rencontres EFV par an, mais une seule sera financée par le Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme.

Une aide forfaitaire au club organisateur sera également attribuée. La somme est fixée par décision du Comité Directeur du CODEP 57 et sera versée dans le cadre de « l’aide directe aux clubs ».

La sécurité : 

Le club organisateur devra s’assurer du respect de la sécurité de chaque participant. Il veillera également à la mise en place de toutes les mesures de sécurité adaptées à l’ampleur de la manifestation (trousses de secours, signalisation routière, etc…).

Le club organisateur désignera une personne en charge du rapatriement en cas de besoin.

Points particuliers : 

Tous les avenants qui ne seraient pas prévus à ce cahier des charges (frais financiers supplémentaires éventuels, difficultés d’application, problèmes divers…) seront étudiés par les responsables concernés, et soumis au comité directeur du CODEP 57.

Cahier des charges établi en commun avec les responsables concernés, approuvé le 13  Octobre 2023 par le Comité Directeur du Comité Départemental de la Moselle de la Fédération Française de Cyclotourisme.

 

 

Le Président du CODEP 57:  Gilles MAREAU                                             

Le Responsable de la commission « jeunes »: Paul BEST